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中國電子文件管理


图书基本信息
出版时间:2009-8
出版时间:中國人民大學出版社
作者:馮惠玲,趙國俊 等著
页数:158
书名:中國電子文件管理
封面图片
中國電子文件管理
前言
  文件是國家管理、組織運行、社會溝通的重要工具和真實記錄,于國家于公民、于當前于長遠都具有不可替代的作用和多重價值,因此文件管理就成為政府管理、企業管理、社會管理活動的必然組成部分。當今時代文件管理的最大挑戰來自計算機的廣泛應用和社會信息化的進程,隨著電子政務、電子商務及各類電子業務的快速發展,完全不同于傳統文件記錄方式和傳遞方式的電子文件在全世界呈現出飛速增長與廣泛普及之勢,成為人類社會的基本記錄形式、重要信息資源和法律證據,電子文件管理也隨之成為信息時代的重要課題。有效管理、充分開發電子文件資源,對于國家政治、經濟、文化等各項事業都具有不可或缺的作用和重要而深遠的意義。  綜觀世界上信息化進程比較快的國家,20世紀90年代以來電子文件管理越來越受到重視。電子文件被視為電子政務、電子商務和其他各類電子化業務的基本工具,視為機構的重要信息資產,視為國家和社會的珍貴歷史記錄。這些國家大多通過制定法規、政策與標準,借助管理與技術雙重手段,逐步建立了科學、有效的電子文件管理體系,從而有力地支撐了各項電子化業務的順利開展,促進了電子文件信息資產的價值實現,推動了歷史文明的保護與傳承。包括電子文件在內的文件管理國際標準的陸續出台進一步推動了電子文件管理的科學化、規範化進程。  近年來,我國在電子文件管理領域做了大量的探索和推進工作,取得了長足進步。但是,由于各方面的原因,目前我們對電子文件還遠未達到應有的認知和重視,尚未建立科學、高效的電子文件管理體系,數以億計的電子文件還沒有得到妥善保管,處于失控、失存、失信、失用、失密的危險狀態,並可能引發多重社會風險。  意識到這一問題的嚴峻性和緊迫性,中國檔案學會和中國人民大學信息資源管理學院于2007年5月共同向中國科學技術協會申報了“電子文件管理機制研究”課題,得到了中國科學技術協會及評審專家的充分認可,並獲得重點立項與資助。  作為本課題的首席專家,我一方面欣喜于這一課題得到了中國科協專家和領導的如此關注,同時也為其研究難度和進度要求而深感壓力。僅僅半年多時間,課題組全體成員經過艱辛的調查與研究,初步掌握了我國當前電子文件管理的總體狀況與主要問題,在大範圍追蹤國外電子文件管理經驗和發展趨勢的基礎上,對我國建立電子文件管理體系提出了若干理論觀點和政策建議。2007年12月,課題順利通過驗收鑒定,獲得來自信息化部門、國家檔案局、圖書情報界等多領域專家的鼓勵和認可。中國科協黨組書記鄧楠非常重視這一課題,親自簽署研究報告上報中央,特別令我們鼓舞的是溫家寶總理對中國科協提交的這份研究報告給予了充分肯定並作出重要批示。這本書就是在課題研究成果的基礎上總結、提煉、豐富而成的。
内容概要
數字時代人類能否擁有真實可信的社會記錄?當電子文件迅速而不可逆轉地逐漸替代紙質文件而成為主要記錄工具時,世界各國政府和社會組織都無法回避這一歷史性挑戰。    本書在大範圍的國際文獻調研和深入細致的國內調研的基礎上,直觸我國電子文件管理的體制機制,力求真實、準確地揭示我國文件管理轉型過程中的進展、困擾與難題,以及導致這種狀態的深層原因,提出了符合規律的、可操作的對策,為電子文件管理研究和實踐推進提供了新的開闊思路。書中提供的相關背景知識、典型案例和國內外調研綜述也頗具參考價值。
作者简介
馮惠玲,教授領餃的中國科學技術協會重點項目“電子文件管理機制研究”課題組合作完成的,核心成員是中國人民大學信息資源管理學院的一支多年在電子文件管理領域執著探索、勇于攻關的團隊,他們對電子文件的未來充滿信心和責任感,富于開拓與合作精神。先後承擔該領域的國家社會科學基金、國家自然科學基金、中國科學技術協會項目10余項,以及多項實際部門的電子文件管理規劃和實施項目,撰寫教材、著作多部,發表相關論文數十篇,提文政策建議數篇,得到中央領導和有關部門的重視與采納。這支團隊緊密跟蹤電子文件管理的國內外動態,直面電子文件帶來的各種挑戰。
书籍目录
第1章  緒論  1.1  研究背景  1.2  難點把脈  1.3  資料與方法支撐第2章  問題  2.1  管理失控,危害國家對信息資源的控制能力  2.2  流失嚴重,危及國家歷史和民族記憶的延續  2.3  證據效力無法保障,損害各項工作的合法性  2.4  安全問題堪憂,威脅黨和國家的安全與利益  2.5  開發利用水平低下,削弱政府的服務能力第3章  原因  3.1  認知因素︰意識落後、觀念陳舊  3.2  體制因素︰分段式、分散式管理  3.3  管理因素︰協調不力、溝通困難  3.4  制度因素︰規範滯後、監督缺失  3.5  支撐因素︰研究薄弱、人才匱乏第4章  對策  4.1  更新思想觀念  4.2  建立納入機制  4.3  強化集中統一管理原則  4.4  加強合作協調機制  4.5  健全共建共享機制  4.6  構建監督審計制度  4.7  加快法規標準建設  4.8  加強技術研究與人才培養主要參考文獻附錄一  中國電子文件管理現狀調查與分析報告附錄二  國外電子文件管理機制及借鑒研究報告
章节摘录
  3.4. 1法规建设滞后  电子文件管理需要符合电子文件特点的规则,需要相对独立的法律法规,作为生成、传递、保存、利用电子文件的规范和依据。没有法律规范的制约,就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性,无法保障电子文件管理的高效与科学。  一方面,我国目前尚未制定适用于电子文件管理的专门法规。原有的《中华人民共和国档案法》(1996)未将电子文件管理问题纳入其中,无法满足电子文件全程管理的规范需求。相比之下,美国、丹麦、澳大利亚等一些国家通过修订本国档案法或者文件法,将电子文件管理涵盖在内,丹麦更是通过立法倡导中央政府全部使用电子文件替代纸质文件,从而实现了真正意义的电子文件管理。  另一方面,电子文件是机构开展业务活动的基本工具与重要凭证,因而电子文件管理应该是机构业务活动的内在组成部分,有关电子文件的规定理应写入规范机构行为的各种法律法规中。2005年,美国国家档案与文件管理署首次提出“联邦政府组织架构文件管理框架” (Federal Enterprise ArchitectureRecords Management Profile,FEA)。该框架不但首次将文件管理(尤其是电子文件管理)延伸到了文件生命周期管理的最前端——形成阶段,将文件管理活动与机构业务活动系统地集成在一起,而且特别值得指出的是,FEA的制定和实施有坚实的法规、标准作为基础保障,这使得文件管理的每一项活动都“有理有据”,从而保证FEA能够得以有效的贯彻。
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